Trong thời gian đại dịch, các studio nhanh chóng thích nghi với hình thức làm việc từ xa. Cách thức hoạt động này dường như đã được duy trì, với nhiều studio lựa chọn làm việc hoàn toàn từ xa thay vì quay lại văn phòng.
Hai nhà phát triển đã áp dụng cách làm việc này là Bossa Studios và FuturLab, cả hai đều có trụ sở tại Vương quốc Anh với các nhân viên làm việc từ xa trên toàn thế giới.
Đang nói chuyện với GamesIndustry.biz đối với GI Sprint, Henrique Olifiers, đồng sáng lập Bossa và giám đốc sản xuất FuturLab Toby Adam-Smith thảo luận về lợi ích của việc làm việc từ xa và cách các nhóm vẫn có thể duy trì môi trường sáng tạo và cộng tác trực tuyến thay vì ở văn phòng.
Thích nghi từ văn phòng sang làm việc từ xa
Adam-Smith lưu ý rằng trong môi trường văn phòng, nhà sản xuất và quản lý sẽ có thể nhận thấy những điều nhỏ nhặt trong quá trình sản xuất như “phát hiện ra điều gì đó trên màn hình của một người hoặc nghe lén cuộc trò chuyện và có thể tham gia vào [to] giúp đỡ hoặc cung cấp phản hồi.”
“Miễn là nhân viên được trao quyền và hiểu được tầm nhìn và mục tiêu chung, họ sẽ tìm ra cách tốt nhất để làm việc nhằm đạt được chúng”
Toby Adam Smith
“Theo cách này, tiến độ và các vấn đề thường sẽ được chia sẻ và giải quyết một cách tự nhiên bất kể dự án hay chuyên ngành của bạn là gì”, ông nói.
FuturLab đã cố gắng tìm ra những cách tương tự để triển khai tính chất cộng tác này trong công việc từ xa và nhận thấy rằng áp dụng môi trường mở trực tuyến chính là giải pháp.
Adam-Smith đề xuất sử dụng các kênh truyền thông như Slack và gần đây hơn là Gather để cho phép các nhóm chia sẻ suy nghĩ và ý tưởng như họ vẫn làm trong môi trường văn phòng.
Adam-Smith giải thích: “Sự tin tưởng rất quan trọng khi làm việc từ xa và chúng tôi tin rằng nhóm của mình chia sẻ tầm nhìn và mục tiêu, cũng như trao cho mọi người trách nhiệm thực hiện chúng”.
“Miễn là nhân viên được trao quyền và hiểu được tầm nhìn cũng như mục tiêu chung, họ sẽ tìm ra cách tốt nhất để làm việc để đạt được chúng.”
Duy trì sự liên kết tầm nhìn
Việc không ở cùng một nơi để làm việc theo nhóm có thể ảnh hưởng đến sự liên kết tầm nhìn trong quá trình phát triển, đây là điều mà Olifiers đã nhận ra kể từ khi chuyển sang làm việc hoàn toàn từ xa. (Bản thân việc điều chỉnh tầm nhìn là một thách thức mà chúng tôi đã giải quyết trong phiên GI Sprint trước đó với Graham McAllister).
Ông nói: “Nếu bạn không cẩn thận, sự điều chỉnh sai lệch sẽ dẫn đến việc mọi người làm việc riêng lẻ và tập trung vào những thứ không phải là ưu tiên hoặc không đạt chất lượng cần thiết để phát hành”. một văn phòng chứ không phải là một môi trường từ xa.
Tuy nhiên, Olifiers nói rằng Bossa đã sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để chống lại điều này.
Điều này bao gồm các ý tưởng và tính năng hội thảo khi bắt đầu phát triển, được xem lại xuyên suốt và đặt các câu hỏi lấy người chơi làm trung tâm, chẳng hạn như ‘Cảm giác bạn muốn khi chơi tính năng này là gì?’ và ‘Người chơi nên có cảm giác thành tựu như thế nào?’.
Bossa cũng chia các nhóm thành các nhóm có bộ kỹ năng khác nhau, tính năng này có trong văn phòng và đã được chuyển sang kênh Slack.
Olifiers giải thích: “Đó là sự giao tiếp được cải thiện vì hồ sơ theo dõi có nghĩa là mọi thứ sẽ không bị bỏ sót nếu bạn đi pha cà phê – Nó không đồng bộ và linh hoạt hơn”.
“Công việc được khuyến khích tích cực chia sẻ trên các kênh này. Mọi người có thể đưa ra phản hồi, có thể bắt đầu cuộc gọi để nhiều người có thể chia sẻ màn hình và cộng tác. Các cuộc thử nghiệm diễn ra trong Discord một cách dễ dàng, đơn giản hơn việc tập hợp mọi người trong phòng họp và chạy thử tro choi.”
Nhìn chung, việc hội thảo và chia nhỏ các nhóm “làm giảm khả năng xảy ra sai lệch giữa mọi người”, Olifiers lưu ý.
“Điều này giúp giảm khả năng phải xem lại các tính năng, cải thiện thời gian sửa lỗi và đảm bảo mọi người đều cùng chung một hướng.”
Hiệu quả làm việc từ xa
Làm việc hiệu quả như một studio từ xa phụ thuộc vào việc sử dụng đúng công cụ. Olifiers nhấn mạnh rằng các hội thảo xung quanh bảng Miro (hoặc ứng dụng không gian làm việc ảo tương tự), các phiên chơi qua Discord và sử dụng ứng dụng theo dõi dự án như Jira đều giúp hợp lý hóa khối lượng công việc và giúp các nhóm theo dõi những gì họ đang làm.
“Tất cả kết hợp với nhau để tạo nên một thiết lập khá liền mạch, mang lại hiệu quả nếu được quản lý tốt và phù hợp với văn hóa”, ông giải thích.
Olifiers cho biết có “lợi thế tự nhiên” khi làm việc từ xa khi nói đến năng suất, chẳng hạn như có thể tập trung mà không bị phân tâm bởi môi trường văn phòng. Nhưng tất cả phụ thuộc vào “sự sắp xếp tốt ở nhà, tách biệt khỏi cuộc sống gia đình”.
“[Using the right tools can] tạo ra một thiết lập khá liền mạch giúp mở ra hiệu quả nếu được quản lý tốt và phù hợp với văn hóa”
Henrique Olifers
Cũng cần thừa nhận rằng điều đó có thể phụ thuộc vào sở thích cá nhân, chẳng hạn như một số người thấy làm việc từ xa gây khó khăn hơn cho sức khỏe tâm thần của họ.
Làm việc từ xa cũng có thể mang lại lợi ích cho cuộc sống bên ngoài công việc. Olifiers lưu ý việc loại bỏ thời gian đi lại, chẳng hạn.
Ông nói: “Cuộc sống gia đình được cải thiện, hạnh phúc và sự hài lòng trong công việc cũng vậy”. “Tất cả những điều này góp phần mang lại sự cân bằng tốt hơn, mang lại sự tập trung và hiệu quả hơn.”
Đối với Olifiers, chìa khóa để mở ra năng suất này là coi giao tiếp là ưu tiên hàng đầu.
Ông giải thích: “Khi mọi người hiểu các quyết định được đưa ra và đang đi đúng hướng, bạn sẽ xây dựng được trên một nền tảng vững chắc”. “Nếu không thì mọi thứ sẽ sáng tỏ rất nhanh và điều đó sẽ dễ xảy ra hơn khi làm việc từ xa.”
Adam-Smith đồng ý và nói thêm rằng điều quan trọng là phải có các cuộc họp hợp tác để duy trì hiệu quả này. Anh ấy lấy nghệ thuật và thiết kế làm ví dụ, nơi mọi người có thể vẽ lên tác phẩm của nhau trong các cuộc họp.
Tuy nhiên, ông lưu ý rằng sự tập trung khi làm việc một mình có thể dẫn đến các vấn đề về thời gian làm việc trong ngày.
Ông nói: “Làm việc một mình có thể rất cô lập và một số người có thể không thể ngăn mình làm việc nhiều giờ hơn mức cần thiết”. “Hãy mang lại lợi ích cho mọi người khi nghi ngờ và nếu có sự cố xảy ra, hãy cố gắng ngăn bản thân suy nghĩ,” Điều này sẽ không xảy ra nếu tất cả chúng ta đều có mặt tại hiện trường.”
Tầm quan trọng của việc giao tiếp trực tuyến rõ ràng
Đối với cả hai studio, các công cụ giao tiếp như Slack, Discord và Google Meet đã trở nên thiết yếu trong việc tiến hành các cuộc họp trực tuyến phù hợp với tình huống hiện tại.
Olifiers khuyến nghị nên tổ chức các cuộc họp ngắn gọn với chương trình nghị sự rõ ràng và chỉ có những người có liên quan tham dự. Ông khuyên rằng các cuộc họp toàn studio nên có sự tham gia của toàn bộ nhóm để giúp họ cập nhật những gì đang diễn ra trong quá trình phát triển.
Adam-Smith lưu ý rằng điều cần thiết là mọi người phải cảm thấy như thể họ có cơ hội đóng góp.
Ông nói: “Trong các cuộc họp lớn hơn – ảo hay cách khác – các lãnh đạo và lãnh đạo cấp cao có thể dành nhiều thời gian hơn để được chú ý, vì vậy hãy cố gắng mở cửa và khuyến khích những người khác trình bày công việc mà họ tự hào hoặc nêu lên mối quan ngại”.
“Mặc dù đây là phương pháp tốt cho bất kỳ studio nào, nhưng nó thậm chí còn quan trọng hơn khi các thành viên trong nhóm rất dễ không bị chú ý khi ở bên ngoài nhóm trực tiếp của họ.”
Adam-Smith khuyên nên đảm bảo nhóm đang làm việc trong một môi trường “có cơ sở hạ tầng và quyền tự do để nhân viên nói chuyện với nhau thường xuyên nếu họ muốn, sau đó tạo ra nhiều cơ hội để kiểm tra lẫn nhau một cách hợp lý. “
Việc cởi mở với những cách tiếp cận và khuyến nghị mới trong giao tiếp từ nhóm cũng quan trọng không kém, và FuturLab thực hiện điều này bằng cách tiến hành khảo sát.
“Cố gắng giữ cửa mở [during larger meetings] và khuyến khích người khác trình bày tác phẩm mà họ tự hào hoặc nêu lên mối quan ngại”
Toby Adam Smith
Studio cũng có một người quản lý phúc lợi chuyên trách để “thúc đẩy giao tiếp tập trung vào xã hội và phúc lợi” giữa các nhóm và giúp “phá vỡ rào cản và kết nối các thành viên mà trước đây chỉ tương tác khi chờ đợi mọi chuyện ổn thỏa”.
Cả Olifiers và Adam-Smith đều ủng hộ việc gặp mặt trực tiếp thường xuyên. Bossa tổ chức các cuộc gặp mặt toàn nhóm bốn đến năm lần một năm, bên cạnh các cuộc họp lãnh đạo sáu tuần một lần và các nhóm cá nhân gặp nhau giữa các cuộc họp lớn hơn của công ty.
Đối với Olifiers, các cuộc họp trực tiếp là “chìa khóa cho các cuộc thảo luận chiến lược, định hướng sáng tạo và tạo dựng mối quan hệ gắn kết với mọi người”.
Tuy nhiên, Adam-Smith cho biết cần cẩn thận khi bắt buộc phải gặp mặt và phải tính đến thời gian đi lại.
“Nếu việc tụ họp được coi là cần thiết, hãy chi trả chi phí cho những người đi xa và cho phép họ đi lại trong giờ làm việc”, ông nói. “Nếu bạn tụ họp, yếu tố xã hội cũng quan trọng như bất kỳ cuộc họp hay thảo luận nào, vì vậy hãy cố gắng sắp xếp thời gian để có điều gì đó để ăn mừng”.
